В общем, все идет к тому, что коронавирус повлияет на экономику не только в смысле снижения товарооборота в одних отраслях и роста в других, но и в смысле изменения многих производственных процессов.
По всему миру власти ограничивают перемещения граждан: отменяют массовые мероприятия, закрывают учебные заведения и т.д. В России подобных запретов пока нет — есть рекомендации, но поскольку на данном этапе пандемия развивается от плохого к худшему, то и меры профилактики будут ужесточаться.
Правительство уже утвердило план спасения экономики, в числе прочего там есть пара пунктов и про малый и средний бизнес: Компании малого и среднего бизнеса смогут получить квартальную отсрочку для выплаты налогов, исполнители госконтрактов смогут указывать вирус в качестве форс-мажора. Регионы, справившиеся со своими планами по развитию экономики, смогут рассчитывать на кредиты из бюджета. Мы расскажем, как использовать вирус для снижения налогов, чтобы не пропустить, подпишитесь на нас в соцсетях: Facebook vk.com ЯндексДзен.
Власти Московской области уже рекомендовали работодателям, по возможности, перевести сотрудников на дистанционную работу, и пока все идет к тому, что скоро эта рекомендация может распространиться на другие регионы, а потом и вовсе (тьфу-тьфу-тьфу) превратиться в прямое предписание.
Пока же Роспотребнадзор опубликовал рекомендации по организации работы в офисах. ДопОфис перевел их на человеческий язык и добавил общие рекомендации, как правильно подготовиться к тому, что сотрудники разойдутся по домам.
Мойте руки, перед и офис
Пока хотя бы кто-то из сотрудников ходит в офис работать, нужно выполнить гигиенический минимум:
1. Удостоверьтесь, что у работников есть возможность соблюдать элементарные правила гигиены: в туалетах есть мыло, из кранов течет горячая вода, общие чайники/кофейники регулярно моются горячей водой, по офису не бегают грызуны, тараканы и прочая мерзость.
2. Убедитесь, что в офисной аптечке есть градусник. Роспотребнадзор рекомендует проверять температуру у всех, кто приходит в офис. Прямая реализация этого требования столкнется с очевидными трудностями, но у сотрудников должна быть возможность быстро измерить температуру.
3. Обеспечьте работников дезинфицирующими гелями для рук — один большой дозатор на весь кабинет, или маленький на каждый стол — решайте сами. Но закупать можно оптом.
4. Проверьте, используют ли дезинфицирующие средства при мытье полов. Роспотребнадзор предписывает работодателю иметь пятидневный запас моющих средств с противовирусным действием.
— Дефицита профессиональных моющих средств на рынке пока не наблюдается, но на этот случай у нас есть собственные запасы на складе — успокаивает директор клининговой компании «Чистодея» Надежда Крысина. — В качестве дополнительной меры мы предлагаем своим клиентам кварцевание, у нас есть специальные лампы, которые мы можем использовать при уборке.
5. Убедитесь, что все работники понимают, что их не станут ругать за уход на больничный. В России широко распространено явление, когда люди предпочитают переносить простуду «на ногах», чтобы не выбиваться из рабочего графика и не подводить коллег. От таких установок нужно отказаться.
6. Роспотребнадзор возлагает на работодателя контроль над тем, что все почувствовавшие недомогание работники обратятся к врачу и перейдут на режим самоизоляции. Потому имеет смысл выпустить приказ, или написать письмецо с номерами нужных телефонов и общим посылом, что лечиться надо!
7. Яндекс попросил работников, приезжающих в офис не пользоваться общественным транспортом и пообещал компенсировать поездки на такси, но Яндексу легко говорить. Но, возможно, корпоративный тариф в службе такси сделает поездки в офис более безопасными.
Кроме того, Роспотребнадзор рекомендует:
— проветривать помещения каждые 2 часа;
— ограничить корпоративные мероприятия;
— запретить прием пищи на рабочем месте;
— ограничить командировки и вообще отказаться от поездок в страны, где есть случаи заражения;
— предоставлять Роспотребнадзору всю информацию о контактах заболевших.
Всем чмоки в этом чате
Тем временем, нужно подготовить офис к тому, что все или почти все сотрудники станут работать из дома. Это не так страшно, как кажется, сотни тысяч компаний по всему миру и так работают без затрат на аренду.
К офисному телефону нужно подвести виртуальную АТС. Она позволит перенаправлять звонки на мобильные номера сотрудников.
— Можно сохранить элементы офисного общения: приветствие, оперативное переключение на нужного специалиста. — Рассказывает Владимир Завальный, заместитель директора Калужского филиала ПАО «Ростелеком». — Вы дополнительно получаете запись разговора, статистику звонков, и другие опции услуги, которые легко настраиваются в личном кабинете. И все это, не приобретая никакого оборудования. Услугу можно бесплатно тестировать в течение двух недель.
Если у работника стационарный компьютер, нужно заранее озаботиться системой удаленного доступа, чтобы можно было с домашнего ноутбука полазить по рабочему серверу. Есть несколько систем, позволяющих настроить удаленный доступ, но общепринятым в России стандартом является TeamViewer, но у него немало бесплатных альтернатив.
Нужно удостовериться, что все сотрудники подключены к рабочему чату. Если его нет, то пора завести. Какой именно, из множества представленных на рынке, выбрать, решайте сами — выяснить, подходит ли чат конкретно вашей компании можно только практикой, все слишком индивидуально. Но один совет есть — это не тот вопрос, который нужно решать всеобщим голосованием — устанете. Начальник выбрал — все поставили и работают.
Отдельно стоит озаботиться системами видеосвязи. Видеоконференции с коллегами, работающими из дома, нужно проводить 2-3 раза в неделю. Специалист по командным коммуникациям Елена Кутовая в интервью ДопОфису рассказывала о трудностях построения коммуникации в больших компаниях, где часть сотрудников находятся в других странах.
— Видео-звонки нужны чтобы видеть лицо собеседника? Это важно?
— Да, по статистке обезличенные коммуникации хуже. Когда ты не можешь видеть лицо собеседника, не можешь эмпатически присоединиться к нему, ты все равно от него отдаляешься. Даже регулярное общение по телефону не говорит о налаженной связи. Крупные транснациональные компании часто имеют руководителей-экспатов. У таких руководителей нет другого выхода, кроме как лично приезжать и общаться с персоналом. А между личными визитами устраивать видеоконференции. А вот когда уходят видеоконференции и начинаются звонки — это говорит о том, что между людьми весьма формальные отношения.
Вынужденный уход на удаленку — хороший повод завести себе командную доску задач. Их еще больше, чем корпоративных чатов и, если пытаться сразу выбрать именно ту, которая вам идеально подойдет — точно ничего не выберете. Для старта нужна простая и бесплатная доска — так что поставьте что-нибудь вроде Trello и попробуйте привыкнуть к ней.
Нужно убедиться, что у всех сотрудников есть телефоны коллег. В некоторых офисах можно увидеть внутренние телефонные справочники — такой же должен быть и виртуальном офисе, чтобы все могли до всех дозвониться. Поговорить по телефону часто проще, чем написать.
Помогите работающим из дома коллегам оставаться в привычном графике. WSJ советует соблюдать все рабочие ритуалы: дайте понять своему телу и мозгу, что вы на работе: вставайте заранее до начала рабочего дня, одевайтесь, идите к рабочему месту, а не проводите весь день в постели. Проверьте, выдержит ли ваш домашний интернет повышенную нагрузку. Если дома с вами остаются близкие, позаботьтесь о наушниках с режимом звукоизоляции. Чтобы не впасть в режим работы нон-стоп, установите время для кофе-брейков, обеда, а после работы обязательно прогуляйтесь.
Отсутствие сотрудников из-за болезни неизбежно приведет к снижению производительности и паузам на некоторых направлениях. Так что стоит заранее поискать помощи на стороне. Совсем недавно ДопОфис рассказывал о том, что аутсорс наиболее затратных направлений в работе компаний может стать главным шагом в преодолении экономических трудностей. С нехваткой работников тоже поможет.
Коронавирус смертельно-опасное заболевание, и в части профилактики лучше перебдеть чем недобдеть. Но, как любая другая стрессовая ситуация, он показывает слабые места вашего бизнеса и дает шанс исправить проблему. Или попробовать новые методы организации рабочих процессов. Если новые условия подтолкнули вас к применению новых методов работы — поделитесь ими с остальными — напишите в ДопОфис.
