Меры борьбы с распространением коронавируса поставили многих предпринимателей перед нелегким выбором — сокращать зарплату или персонал. Увольнять? Отправлять в отпуск? Продолжать работать. И самое обидное, что какой бы вариант не выбрал работодатель, он будет выглядеть сомнительно с точки зрения трудового законодательства.
Экономическая ситуация, чтобы ни говорили по телевизору, ухудшается и «нерабочие дни» еще долго будут всплывать в трудовых спорах. К этому нужно готовиться, ДопОфис объясняет, как.
Отступление Если зайти на сайт Роструда и открыть раздел новости, вы не увидите там ни одной, в которой говорилось бы о какой-либо победе работодателя. Работодатели получают только штрафы и судебные предписания и, на самом деле, это почти не зависит от ситуации. На первый взгляд, это кажется несправедливым и действительно, трудовое законодательство в нашей стране в первую очередь защищает работника. Но! В очень многих ситуациях работодатель оказывается неспособен защитить свою точку зрения в трудовом споре, по причине неправильного ведения кадрового учета.
Готовьтесь к проверкам
Опасно думать, что если проверки Государственной инспекции труда отменили, то и волноваться не о чем. Отменили только плановые. Внеплановые никуда не делись и оснований для них хоть отбавляй:
- · не проводит спецоценку условий труда;
- · не предоставляет оплачиваемые отпуска;
- · не выплачивает заработную плату полностью или ее часть;
- · нарушает режим труда и отдыха работников предприятия;
- · не обеспечивает работников средствами защиты;
- · не предоставляет гарантии и компенсации за работу во вредных условиях труда;
- · не оформляет или ненадлежащее оформляет трудовые отношения;
- · допускает к работе сотрудников, не прошедших инструктаж, медосмотр, обучение и т.д.
Но главным основанием, конечно, является заявление работника. И от них не застрахован никто. А вот на случай проверок можно подстраховаться. Можно самостоятельно пройти проверку, воспользовавшись сервисом «Электронный инспектор». Роструд утверждает, что данный сервис сэкономил компаниям 11 млрд 125 млн.руб. Это сумма штрафов, которых избежали работодатели, если исправили выявленные «Электронным инспектором» нарушения. За одно это хороший способ проверить, насколько правильно ведется кадровый учет в компании.
Но есть моменты, которых электронный инспектор не заметит, а реальная проверка сделает основанием для штрафа или аргументов в трудовом споре.
Больше всего дров наломали при внесении изменений в трудовые договоры и увольнении сотрудников в нерабочие дни с марта по май. Несмотря на формальный запрет, работников увольняли повсеместно: по собственному желанию, ли по соглашению сторон — неважно, важно чтобы все было правильно оформлено. Эти вопросы особенно важны, поскольку могут стать и основанием для трудового спора и аргументом в нем. Неправильно оформленное увольнение несогласного с этим сотрудника — почти гарантированное поражение в трудовом споре. А в режиме «коронакризиса» на удаленке сделать все правильно могли только квалифицированные специалисты. Так что сейчас, когда «первая волна» коронакризиса улеглась, а отложенные банкротства и новые сокращения еще не начались, нужно перепроверить все кадровые документы оформленные в «нерабочие дни»
Дополнение Государство подготовилось к грядущей волне банкротств, подстраховав потенциально безработных граждан. 13 августа вступили в силу изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации и Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». Теперь работодатель не сможет завершить процесс ликвидации организации, не рассчитавшись с работниками. Причем факт расчета еще нужно доказать, а это значит, что в процесс банкротства и ликвидации вмешивается Роструд, а это сильно усложняет процесс.
Личные данные
Модный нынче переход бизнеса в онлайн может обернуться немаленькими штрафами за неправильное хранение персональных данных работников и клиентов. В конце 2019 года в КоАП РФ внесены поправки, усиливающие ответственность за нарушения в сфере обработки данных и распространения информации. В отдельный состав правонарушения выделено невыполнение оператором обязанности по обеспечению записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения), извлечения персональных данных граждан с использованием баз данных, находящихся на территории РФ. И это напрямую касается всех работодателей, которые хранят информацию о своих работниках и клиентах в электронном виде.
За нарушение устанавливается штраф в размере:
- для граждан — от 30 000 до 50 000 рублей;
- для должностных лиц — от 200 000 до 500 000 рублей;
- для юридических лиц — от 2 миллионов до 6 миллионов рублей.
При повторном нарушении штрафы будут выше, для юридических лиц — от 6 миллионов до 18 миллионов рублей. Если в период нерабочих дней компания нанимала, увольняла, отправляла в отпуск или производила другие кадровые операции онлайн, налететь на такой штраф очень просто.
Электронные трудовые книжки
На самом деле никаких электронных трудовых книжек не существует. Не в смысле, что они виртуальные, просто этот термин не фигурирует ни в одном законе. Есть «формирование сведений о трудовой деятельности».
С февраля 2020 года работодатели должны предоставлять в Пенсионный фонд новый вид персонифицированной отчетности — отчет по форме СЗВ-ТД. Он содержит основные сведения о трудовой деятельности работников. Не все работодатели успели правильно оформить переход, со всеми приказами, уведомлениями и заявлениями — это потенциально больная тема в трудовых спорах. Тем компаниям, в которых кадровый учет висит на приходящем бухгалтере — нужно бить тревогу
Нормативная база по электронным «трудовым книжкам»
- Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ изменил Трудовой кодекс и определил основные обязанности работодателей по переходу на электронные трудовые книжки.
- Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ изменил Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Теперь мы предоставляем в Пенсионный фонд РФ новую отчетность.
Всякие мелочи
Опыт показывает, что в большинстве случаев кадровый учет в малом или микропредприятии висит на бухгалтере, а значит является частью нудной и, что самое опасное, второстепенной текучки. Здесь мы уже объясняли, что текучка убивает бухгалтера, тормозит развитие компании и грозит штрафами. Кадровый учет — один из факторов риска — без должной внимательности в кадровых документах накапливается порядочное число ошибок способное привести к проблемам при проверке.
Например, типовой трудовой договор несколько раз переделывался и в результате, название компании в нем не совпадает с тем которое указанно в уставных документах. В уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только полное или только сокращенное.
Тоже самое с уполномоченным лицом: по уставу им является руководитель компании, а трудовой договор начальник отдела кадров или какой-нибудь зам генерального по развитию персонала. С самим руководителем тоже часто бывают проблемы: например, срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий в соответствии с учредительными документами.
Это мелочи только на первый взгляд — они показывают трудовой инспекции, что в компании невнимательно относятся к кадровому учету, а, следовательно, и к соблюдению трудового законодательства, а, следовательно, нужно штрафовать.
Простой выход
Самый простой способ свести риск нарушения трудового законодательства и связанных с этим потерь, из-за неправильного кадрового учета — передать кадровый учет на аутсорс. Если речь идет о малом бизнесе, то в 99% случаев кадрами там занимается человек, не обладающий соответствующей квалификации. Это просто нагрузка на специалиста, который должен заниматься другим. Так почему бы не передать кадровый учет тем, кто умеет и хочет им заниматься? Это точно дешевле чем отдельная штатная единица, вряд ли дороже доплаты, которая уходит совмещающему «кадровику» и точно безопаснее любого другого варианта. Сейчас плановых проверок не, но они начнутся уже через несколько месяцев, и вопрос наведения порядка в кадровом делопроизводстве — это вопрос о том будете вы платить штраф или нет.
