Мы уже писали об опасностях, с которыми сталкиваются предприниматели, работающие с приходящими бухгалтерами, но даже принятый в штат специалист может нанести вред бизнесу, если за ним не следить.
Как следить за бухгалтером, если ничего не понимаешь в бухгалтерии? Мы подготовили несколько простых советов.
Документы и отчетность!
Первым делом нужно обезопасить себя от исчезновения бухгалтерской базы. Случаи, когда обиженный главбух пропадает вместе с базой, случаются не часто, но существенно чаще, чем можно подумать. Это как смерть, все думают, что она бывает только с другими. А потом — Бац!
Проще всего обезопасить себя от исчезновения всех бухгалтерских документов – обзавестись облачным сервисом 1С, его никто не сможет унести с собой, он недорог и бесплатно обновляется.
Право подписи!
Вторым шагом на пути сохранения контроля над собственной бухгалтерией должен стать личный контроль электронной цифровой подписи. Передавать ее главбуху опасно, ибо даже самый стойкий может быть ввергнут в соблазн. Используя ЭЦП, можно свободно распоряжаться деньгами на счетах предприятия, откачивать их небольшими партиями, или снять все сразу и рвануть в теплые страны. Тут очень полезной будет настройка системы банк-клиент таким образом, чтобы на телефон руководителя приходили уведомления обо всех платежах.
В общем, помните, что ЭЦП опасно передоверять кому-либо. Между прочим даже компании, предоставляющие сервис удаленной бухгалтерии, не требуют ЭЦП – они формируют нужные документы, а подписывает их руководитель компании.
Налоги!
Важнейшей задачей любого хорошего бухгалтера является оптимизация налогообложения. Это сложная и, вместе с тем, увлекательная деятельность, требующая постоянного получения новых знаний и навыков. Семинары-вебинары, курсы, вот это все… А бухгалтеры учатся редко, а если и учатся, то в последний момент, а потому сплошь и рядом встречаются ситуации, когда контора платит налогов больше чем нужно, просто чтобы наверняка. Таким образом, у вас пропадают деньги, которые могли бы пойти на развитие, или на новый Land Cruiser.
Специально для тех, кто хочет знать, не переплачивает ли он налогов, ФНС создали калькулятор для расчета налоговой нагрузки.
Пользоваться не трудно, выбираете налоговый период, вид деятельности и регион. После чего появляется новая форма, в которую нужно внести показатели своей компании. Если показатели вашей деятельности отклоняются от средних по отрасли больше чем на единицу (в любую сторону) — это повод для разбирательств. И для них лучше пригласить независимого эксперта или аудитора.
Зарплата!
Тут тоже надо держать ухо в остро и отказаться привычки подмахивать зарплатные ведомости, не читая. Там вполне могут числиться «мертвые души». В зоне риска находятся компании, где есть отделы продаж и сотрудники, получающие проценты со сделок. По предварительному сговору с бухгалтерией менеджер формирует фиктивную сделку, бухгалтер начисляет ему процент, сделка «срывается», а уже начисленная менеджеру выплата делится между участниками схемы.
Предотвратить подобное можно путем внедрения CRM-системы, которая будет контролировать менеджеров, и/или передачей функции начисления заработной платы на аутсорс.
Мелкие растраты и списания!
Если на предприятии есть касса, бухгалтер может воспользоваться наличностью, а потом закрыть недостачу какими-нибудь левыми документами. А еще можно списать товар или до конца амортизировать оргтехнику и т.д. Такие мелкие траты можно вычислить только в ходе независимых проверок, которые время от времени нужны всякому бизнесу.
Еще раз, коротко:
— У директора всегда должен быть доступ к базе 1С и всей бухгалтерской документации. Нужно хранить у себя все ключи, пароли и ЭЦП.
— Нужно подписаться на ДопОфис, чтобы быть в курсе налоговых новшеств и тонкостей, а также отслеживать положение своей компании относительно других участников рынка.
— Нужно вчитываться в документы, фиксировать перемены в стандартных суммах и не стесняться просить объяснений.
— Время от времени проводить ревизию и внутренний аудит.
А что делать, если поймал бухгалтера на махинациях?
Не раздумывая и без сантиментов — обращаться в полицию. Собираете доказательства, идете в УВД по тому округу, в котором зарегистрировано ваше предприятие и пишите заявление. Делать это можно даже в том случае, если у вас нет прямых доказательств, хотя в подобных делах их, как правило, не трудно собрать. Полиция собирает или оформляет улики, возбуждает уголовное дело и передает его в Прокуратуру. Дальше будет суд. Чаще всего сотрудники бухгалтерии идут по статьям о мошенничестве (ч. 3 ст. 159 УК РФ — до 6 лет лишения свободы), присвоении или растрате (ч. 3 ст. 160 УК РФ — до 6 лет лишения свободы). Реже — об отмывании незаконно полученных средств (ст. 174.1 УК РФ — до 15 лет лишения свободы).
