Давно пора было перейти в онлайн! Мы не вернем сотрудников в офисы! Из дома работать удобнее! – С такими примерно настроениями некоторые компании уходили на удаленку в 2020-м году. Более того, за время пандемии серьезно вырос отдельный кластер компаний, сотрудники которых никогда не встречались между собой. Теперь многие из тех, кто начал экономить на офисах, столкнулись с новыми для себя проблемами: падением производительности, стрессами, трудностями в общении.
Систему scrum придумали для более продуктивной работы в офисной команде – например IT-разработчиков или отделах продаж – но новую актуальность она обрела из-за необходимости организовать работу целых компаний, сотрудники которых ушли на самоизоляцию.
— Онлайн-школы – хороший пример компании, где весь коллектив полностью работает на удаленке. — Рассказывает Наталья Пасечник, внедряющая scrum в российских компаниях. — Основные запросы, с которыми они ко мне обращаются – это как повысить эффективность и как избавиться от хаоса в команде. Коммуникация происходит удаленно и непонятно, кто чем занимается и занимается ли вообще.
Вообще, род занятий Натальи проще всего описать как финансовый директор на аутсорсе, но в процессе анализа финансовой эффективности клиента она часто сталкивается с тем, что эффективность компании страдает из-за плохого взаимодействия в команде: неправильно расставлены приоритеты, задачи дублируются или перекладываются на других, словом – всего того, с чем борется система scrum. Наталья прошла обучение этой системе в ходе собственной не слишком удачной попытки организовать онлайн-школу. Школы не получилось, но знания были получены, и теперь она успешно делится ими с другими.
— Первое, что нужно сделать, это выписать вообще все задачи по проекту – в терминологии scrum такой список называется «бэклог». Нужно постараться сделать его максимально полным, но зацикливаться на этом не стоит – бэклог всегда можно дополнить. Дальше сфокусировать задачи по направлениям и расставить их по порядку. Например, перед запуском онлайн-школы нужно время на продажи. Ставятся задачи на неделю: нужно подготовить и провести офлайн-мероприятие, протестировать и запустить рекламные кампании, начать активные продажи и т.д. Эти задачи делятся по сложности, и команда определяет, сколько времени нужно заложить на их выполнение – этот временной промежуток называется «спринт».
Один из авторов методики, Джефф Сазерленд, считает, что в любом плане должна быть заложена возможность его быстрого изменения. И в scrum она заложена, так как работа ведется короткими циклами — спринтами, изменения можно вносить достаточно оперативно, это даст возможность получить наиболее приемлемый результат и исключает создание продукта, который не нужен клиенту.
— Большим плюсом системы scrum мне видится принцип одного 15-минутного совещания в день – дальше писать и звонить друг другу можно только в экстренных ситуациях. Я слышала, как кто-то сравнил работу с персоналом в России с теннисом. Ты ставишь им задачу, а сотрудник «отбивает» ее, задавая кучу вопросов: «а как мне это сделать?» Система scrum возможность такого тенниса ограничивает, требуя от сотрудников большей самостоятельности и концентрации – все вопросы можно решать только в течение одного очень короткого промежутка времени. Начальство сразу видит, кто чем занимается и как глубоко он погружен в тему.
Чтобы все участники были в курсе состояния дел, нужно завести scrum-доску с тремя колонками: «Нужно сделать, или бэклог»; «В работе»; «Сделано». На доску участники клеят стикеры с заданиями, которые в процессе работы поочередно перемещаются из колонки «Бэклог» в колонку «в работе», а затем в «сделано».
— Мы работали на основе Trello – у нее много аналогов, можно постепенно подобрать тот, который подойдет именно вам. – И там, даже в бесплатной версии, есть возможность подсчитать трудозатраты на ту или иную задачу. Нужно только, чтобы работник честно отмечал – старт и завершение работы над задачей – исходя их этого, можно в дальнейшем скорректировать вес некоторых задач.
После показа результатов работы за спринт участники проводят ретроспективное собрание, на котором обсуждают, что команда делала хорошо, что можно сделать лучше, что можно улучшить прямо сейчас.
— Внедрение scrum позволяет начальнику не быть на связи с командой 24\7, но видеть, кто и чем занят и адекватны ли трудозатраты, контролируя таким образом главный ресурс постиндустриальной экономики – трудовой.
— Хорошо, а как начальнику перестать волноваться и начать общаться с командой только 15 минут в день?
— Из шести компаний, в которых я внедряла систему scrum, в двух она не прижилась, именно потому, что собственник не смог довериться работникам, не смог отпустить контроль. Неспособность делегировать – серьезная проблема, которая есть в голове у многих начальников. Одни из них считают, что лучше них никто не сделает, а другие проявляют гиперопеку, стремясь во всем помогать своим работникам. И там, и там — это особенности психики конкретного человека, и это уже не моя сфера – я просто даю инструмент.
Другая точка зрения
— Я никогда не провожу общих планерок и мне не нужны доски задач, чтобы понимать, кто и как работает в компании. – Признается Андрей Моисеенков, управляющий партнер ГК МАЛТОН. – В нашей компании несколько разных направлений и работу каждого их них я обсуждаю отдельно с руководителем, подключать к этому остальных просто нет необходимости – это ничего не даст и только отнимет время. За финансовыми показателями я могу следить практически в режиме реального времени благодаря таблицам управленческого учета, которые сам разработал на базе Google Sheets. Мне совершенно не нужен тотальный контроль, поскольку я отслеживаю основные маркеры и могу вовремя понять, если что-то пошло не так. Но моя система работает, потому что я четко понимаю, как работает мой бизнес. Сказать про себя такое могут не многие предприниматели – так что первым шагом к повышению эффективности компании должна быть настройка бизнес-модели и подбор таких людей, которым можно доверять.
Scrum тренеры — это недешевое удовольствие, небольшим и начинающим компаниям такие затраты могут показаться лишними.
— А чем вообще занимается scrum-тренер?
— Как обычно – объясняет технологию и помогает избежать типовые ошибки на первых этапах – Объясняет Наталья — например, следит, чтобы общение на ежедневных собраниях не превращалось в болтовню. При еженедельной постановке задач он помогает их правильно формулировать и подводить итоги.
Но начать внедрять эту технологию можно самостоятельно и понять, подходит ли она вашей команде можно без каких-то существенных затрат. Книга Джеффа Сазерленда «Scrum. Революционный метод управления проектами» продается (и не только) в интернет-магазинах в любом виде. Программ для управления проектами очень много. Главное, как показывает опыт – искреннее желание руководителя.
