Многие директоры и главбухи прибывают в заблуждении, что, если они раздали сотрудникам трудовые договоры, сложили трудовые книжки в отдельную коробочку и составили график отпусков, то с кадровым учетом у них все в порядке. Нет((( Современный кадровый учет гораздо сложнее. Особенно на фоне кризиса и стремления государства контролировать соблюдение трудового законодательства.
У государственной инспекции труда есть целый комплекс разных проверок: плановые, внеплановые, профилактические, рейдовые, документарные, выездное обследование, наблюдение за соблюдением обязательных требований и инспекционный визит.
Разница между ними в степени вовлеченности трудового инспектора – где-то он проверят только документы, где-то обследует рабочие места, в одном случае 10 дней, в другом – один. Но суть остается прежней – выявить как можно больше нарушений и оштрафовать работодателя. Учитывая ситуацию на рынке труда, государство в целом и ГИТ в частности сфокусировались на проверке малого и среднего бизнеса, так что кадровый учет становится серьезным фактором финансовой стабильности предприятия. Штрафы за нарушение ТК довольно серьезные.
Мы будем рассматривать только ситуации, возникающие при ведении кадрового учета. Однако, в нашей стране, в сфере малого бизнеса, часто можно встретить предпринимателей, которые вообще не ведут кадровый учет. Это грозит очень крупными штрафами и административной ответственностью, и исками от работников.
Начать вести кадровый учет никогда не поздно. Даже в самых запущенных ситуациях можно навести порядок. Если поручить это профессионалам.
Трудовые договоры
С трудовыми договорами не все так просто – скачать типовой из интернета – недостаточно и даже опасно. Проверки ФНС и Трудовой инспекции чаще всего выявляют несколько типов таких нарушений.
Работодатель не перезаключил трудовой договор при изменении условий труда или должностных обязанностей сотрудника. Обычно это происходит с работниками, работающими неполный рабочий день – декретницами или менеджерами по продажам – которые решили выйти на полный день. Человек работает весь день, зарплату ему платят тоже за весь день, а в договоре все еще указано «полставки». Проверка налоговой сочтет, что все выплачено сотруднику сверху этой «полставки» нельзя записывать в расходы и доначислит налог на прибыль.
Нередко такие ситуации бывают при повышении, или переходе в другой отдел. Менеджер торговал машинами, но со временем понял, что ему больше удается закупка запчастей. Он перешел в другой отдел, а трудовой договор остался прежним. Трудовая инспекция найдет здесь основание для штрафа — нет допсоглашения по изменившимся условиям или режиму труда – штраф до 100 (ста!) тысяч рублей.
В типовых договорах из интернета часто отсутствуют условия социального страхования работников и не учитываются региональные надбавки или особая сфера деятельности компании.
В зависимости от сферы деятельности, российское законодательство предъявляет требования к квалификации сотрудников и выслуге лет, а в некоторых случаях и к установлению им доплат или других льгот. О них рядовой бухгалтер может не знать, а при проверке не только придется возместить сотруднику недоплаченное, но и заплатить крупные штрафы.
Вообще при составлении штатного расписания и поименовании должностей нужно иногда сверяться квалификационными справочниками. В салоне красоты главным архитектором бровей можно назначить кого угодно, а вот в строительной компании – нет. В законодательстве прописаны конкретные требования.
Поручать кадровый учет тому же человеку, который ведет бухгалтерский не самая хорошая идея. Тут нужно не меньше внимательности и ответственность также высока. Но и штатный кадровик не всем по карману. Хороший выход из этой ситуации – передать кадровый учет на аутсорс в ДопОфис Бухгалтерию.
Локальные акты, правила и регламенты
Многие работодатели ограничивают знакомство с локальной документацией просьбой поставить подпись в журнале ознакомления с техникой безопасности. Но подпись нужно иметь под всеми документами, которые касаются режима работы и выплат.
В отделах продаж часто можно наблюдать картину, когда при успешном выполнении плана, отделу поднимают план на следующий месяц или снижают процент выплат. Если менеджеры не ознакомлены с приказом – такое решение легко оспорить в суде. Да и ФНС будет задавать очень много вопросов.
Знакомить сотрудника нужно с составными частями его зарплаты — расчетным листком (статья 136 ТК), с приказами, которые касаются его работы, например, о направлении в командировку, отпуск, а также при изменении условий договора — в том числе и повышении зарплаты.
Расчетные листки вообще работодатели почему-то не любят выдавать, а ведь за отсутствие этого, казалось бы, незначительного документа также установлены штрафы.
Ну и конечно график отпусков. За отсутствие подписи об ознакомлении с ним можно получить штраф. От 30 тысяч рублей. За каждого не ознакомленного.
Личные данные
Сбор и обработка личных данных работников – предмет отдельного интереса трудовой инспекции. Работать с данными сложно – но есть простое правило – на любой сбор информации о сотруднике нужно получить его письменное разрешение. В одном из Разъяснений Роструда говорится, что разрешение на обработку личных дынных нужно запрашивать даже для оформления пропуска, если его будут показывать сотруднику охранного предприятия.
Вообще персональными данными является огромное количество информации, позволяющей идентифицировать человека, начиная с ФИО и даты рождения, и заканчивая информацией о расовой, национальной принадлежности человека, его политических взглядах и т.д.
Распространенный вид нарушения – передача данных о квалификации сотрудников контрагенту. Бывают ситуации, когда это требуется, например, для участив тендере, но даже в этом случае нужно получить от каждого работника согласие на обработку персональных данных.
Трудовые книжки и сургучные печати
Трудовые книжки, нужно не только бережно хранить, но и вовремя отдавать. И не только в случае увольнения сотрудника, но и в случае, если книжка переведена в электронный вид.
Кроме того, в кадровой документации должны быть заполненные личные карточки по форме Т-2 на всех работников. Если нет — нарушаете п. 12 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке. В карточке повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
А еще приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Самый простой способ не заморачиваться с сургучной печатью – передать кадровый учет на аутсорс в ДопОфис.Бухгалтерию. Так поступили уже десятки компаний из разных регионов сфер. Специалисты ДопОфиса восстановят всю недостающую документацию.
Льготы и компенсации для сотрудников
За последние годы в России появился целый ряд новый категорий работников и человек, ведущий кадровый учет должен об этом помнить. Масса отчетности связаны с трудоустройством и увольнением людей предпенсионного возраста. Работникам с детьми часто нужна информация для получения субсидий от государства. За работу с IT-специалистами, или студентами без опыта работы можно получить льготы – но оформить их нужно правильно.
К сожалению, кадровый учет считается чем-то побочным, незначительным, это часто приводит к элементарным нарушениям. Кадровик может не знать, что в компании работает человек с инвалидностью, или ветеран боевых действий, которым положены иные условия труда или режим отпусков. Бывают вопиющие случаи, когда кадровый учет на производстве ведется вообще без учета того, что это производство опасное.
Подобная некомпетентность быстро вскрывается при проверках государственной трудовой инспекции или ФНС, которые часто идут рука об руку. Отличный способ этого избежать – провести независимый кадровый аудит в ДопОфис.Бухгалтерии. Он не обязательно должен сопровождаться переходом на аутсорс, но поможет увидеть проблемы и исправить их.
