Суть реформы в том, что с 2023 года главбух и другие уполномоченные сотрудники должны будут подписывать отчетность для госорганов своей собственной электронной подписью, а к пакету документов прилагать машиночитаемую доверенность (МЧД), подписанную КЭП руководителя.
Машиночитаемая доверенность, вводимая для работы с ФНС, ФСС, Росстатом и, в перспективе, другими госорганами, является полным аналогом доверенности, которую мы обычно заверяем у нотариуса, только без нотариуса. Для придания ей юридической силы достаточно квалифицированной электронной подписи руководителя, полученной в ФНС.
При этом машиночитаемая доверенность не то же самое, что отсканированная бумажная, МЧД нужно оформлять совсем иначе.
На практике переход на использование машиночитаемой доверенности выглядит так.
Все работники, которым нужно будет что-то подписывать от имени предприятия, должны получить свою собственную Электронную подпись. (В отличие от подписи руководителя организации, оформить электронную подпись на физлицо можно не только в ФНС, но и в любом аккредитованном УЦ и использовать не только по работе но и в личных целях)
Руководитель организации должен будет сформировать на каждого такого сотрудника машиночитаемую доверенность и подписать её своей Квалифицированной электронной подписью.
Сотрудник, передавая документы в ФНС, ФСС, Росстат и т.д., должен подписывать их своей электронной подписью и прикладывать МЧД.
Когда это станет обязательным
В добровольном порядке данную новую схему можно использовать с весны 2022 года, а обязательной она станет в 2023. Но точная дата до сих пор не определена. Маловероятно, что она будет обязательна с 1 января, но шанс есть. Скорее же всего обязательным использование МЧД станет либо 1 марта, либо 1 сентября 2023 года.
Но затягивать с переходом до последнего, конечно, не нужно.
Почему машиночитаемая доверенность так странно называется?
Действительно, такую доверенность проще было бы назвать электронной, но в ФНС то ли решили похвастаться, то ли намекнуть, а то и просто вписали в нормативный документ рабочий термин. Из контекста понятно, что это такая доверенность, которая будет автоматически обрабатываться некой программой. Но термин «машинное чтение» означает немного другое.
«Машинное чтение» — это когда компьютер читает естественную письменную речь, совсем как человек. Совсем как вы сейчас. Поисковые системы или голосовые помощники распознают отдельные слова, но почти не понимают контекста и множественных значений слов. Машинное чтение исправляет эту проблему. Вернее, исправит, когда эта технология заработает. Ее на самом деле нет и над тем, чтобы научить компьютеры читать так же, как это делает человек, сейчас бьются Microsoft, Google и целый ряд организаций, признанных в нашей стране экстремистскими и, как выясняется, Федеральная налоговая служба Российской Федерации.
Формирование МЧД в сервисах ФНС
XML-файл МЧД для представления отчетности в ИФНС можно сформировать также с помощью сервиса «Создание и проверка доверенности в электронной форме». В качестве представителя можно выбрать физлицо, ИП, организацию. Например, для того чтобы передать свою бухгалтерию на аутсорс профессионалам и не мучиться с вот этим вот всем.
Предложенный ФНС сервис не сложный и почти не оставляет шанса ошибиться. Кроме того, возможность создать МЧД есть в системе 1С Бухгалтерия, начиная с 8 версии.
Технические данные МЧД
Формат доверенности — XML – он работает в автоматических системах обработки данных. XMLDSIG – для ЭП в доверенности.
Содержание доверенности:
- название документа;
- данные доверителя: для организации — название, ИНН, КПП, ОГРН, СНИЛС руководителя, юр.адрес. Для ИП — ФИО, ИНН, СНИЛС, ОГРН;
- данные сотрудника: ФИО, дата рождения, паспортные данные, ИНН, СНИЛС;
- дата доверенности;
- срок ее действия (если не указать, то по умолчанию – 1 год);
- список полномочий сотрудника;
- идентификаторы полномочий из классификатора, предусмотренного п. 2 ст. 17.1 63-ФЗ. При отсутствии идентификаторов — описать полномочия текстом;
- номер доверенности;
- УКЭП руководителя (ИП), которой подписана доверенность;
- возможность передоверия в соответствии со ст. 187 ГК РФ.
Зачем все это придумали? Нормально же все работало.
Есть несколько причин, по которым переход на МЧД неизбежен.
- ФНС продолжает курс на автоматизацию обработки отчетности компаний.
- Так понятнее, с кого спрашивать за ошибки. Сотрудник предприятия (как правило это бухгалтер), подписывая отчетность своей личной подписью, принимает на себя весь груз личной ответственности за ошибки и махинации.
- Вводя МЧД, государство стимулирует население получать электронные подписи физлица, применение которых в ближайшие годы планируют расширить.
- Новая схема усложнит жизнь мошенникам, которые давно научились копировать КЭП руководителей. И пресечет порочную практику передачи КЭП руководителя главбуху.
