В начале июля стало известно, что в Калуге завели уголовное дело на начальника муниципального учреждения, который, в сговоре с бухгалтером, фиктивно устраивал на людей и получал за них зарплату в течение не менее трех лет. Это очень старая схема, она проста, понятна и до сих пор используется не только в ЖКХ, поскольку ее очень трудно выявить. Но сделать это можно. ДопОфис объясняет, как это сделать.
Научная дисциплина
Хищения в сфере ЖКХ, без шуток, являются отдельным направлением в юриспруденции и криминалистике. Юридической и бухгалтерской стороне этого вопроса посвящены сотни диссертаций, а в Вестнике МВД одно время даже была периодическая рубрика. Так что вопрос можно считать хорошо изученным, а опыт, накопленный специалистами в этой сфере, будет вполне применим к другим отраслям. В том числе и внебюджетным.
Наиболее распространенным способом хищения средств компании считается заключение фиктивных договоров на выполнение работ или оказание услуг с последующим изъятием денежных средств. У этого способа есть масса разновидностей от работы через «однодневку», до банального классического «отката». Популярен этот способ, потому что позволяет украсть сразу много, жизнь ведь так коротка.
Вторым по популярности, пожалуй, будет внесение подложных записей в первичные учетные документы с целью фальсификации количественных и качественных показателей при приеме выполненных работ. Такое часто встречается в сфере строительства: исполнитель экономит на материалах и склон музея съезжает на дорогу а разницу кладет к себе в карман или делится с заказчиком. Случается такое и в коммерческом секторе, например когда сисадмин закупает оргтехнику только у одного поставщика.
Схему же с «мертвыми душами» трудно назвать самой популярной – официальной статистики, понятно, не существует – но выявляют ее с завидной регулярностью. В отличие от первых двух схем, она требует терпения и продолжительного нервного напряжения, но и украсть позволяет больше.
А вы понимаете зачем Чичиков скупал «мертвые души» у помещиков? В чем был экономический смысл его аферы? Вот тут мы подробно это объяснили.
Подушевая подать
Злоумышленник начисляет заработную плату «душе», или целой группе «душ», которые реально в компании не работают. Как правило, это выглядит так: сотрудник, наделенный управленческими полномочиями, дает указание работникам, находящимся в его непосредственном подчинении, о документальном оформлении на работу физического лица (лицо может состоять или не состоять в знакомстве и родстве с управленцем; этим лицом может быть сотрудник, фактически уволенный ранее, но «принятый» вновь на работу). Такая «мертвая душа» лишь числится в должности, не выполняя никаких обязанностей, а заработная плата, начисленная ему, присваивается управленцем, злоупотребившим своими полномочиями.
Поскольку документооборот по трудоустройству данного работника соблюден (есть договор и (или) приказ о приеме на работу, табель учета рабочего времени (акт выполненных работ/оказанных услуг), ведомость начисления заработной платы и документы на ее выплату), разрывов между элементами метода бухгалтерского учета наблюдаться не будет.
Учетные записи будут выполнены на основании документов, счета учета будут выбраны правильно, процесс возникновения и погашения задолженности по работнику — «мертвой душе» не будет отличаться от операций по реальным работникам. И никакая «Карта нормативных отклонений финансовых индикаторов Мессода Бениша» тут не поможет.
Серьезной уязвимостью этой схемы станет сам способ получение денег злоумышленником. Чаще всего зарплату «мертвым душам» выдают наличными, «на руки». Так что это первый индикатор при самостоятельной проверке, или инициативном аудите. Есть кто-то получает деньги не на карту – наличие этого человека стоит проверить.
Другой вариант присвоения использовали бухгалтеры одной сельскохозяйственной компании, работающей в Калужской области. На протяжении четырех лет бухгалтерия убедительно доказывала увольняющимся работникам, что оформленная на них зарплатная карта является собственностью компании. Впавшие в заблуждение работники, карту отдавали, не подозревая, что в течение ближайших лет туда продолжит поступать зарплата и даже премии. Всего следствие выявило на предприятии 17 «мертвых» трактористов и доярок, получивших за эти годы около 12 миллионов рублей.
И это вторая уязвимость, по которой можно выявить «чичиковых», засевших в бухгалтерии – численность работников снижается, а фонд оплаты труда – нет. Понятно, что главбух в данной ситуации занижал ФОТ при отображении в синтетических регистрах бухучета, но с переходом на новую версию бухгалтерской программы изменился способ введения корректирующих проводок и независимые аудиторы увидели диспропорцию.
Красное сальдо 70-го счета
Вовлеченность и материальная заинтересованность бухгалтера является обязательным условием при устройстве на работу «мертвых душ», а отсутствие внешнего контроля становится дополнительным соблазном. Сговор с кем-то не всегда обязателен – в небольших компаниях все можно провернуть в одиночку.
Есть пример, когда в период продажи компании бухгалтер временно замещал уволившегося главбуха и, воспользовавшись доступом к электронной подписи, стал начислять себе повышенное вознаграждение за совмещение. И премии конечно же. Момент был выбран идеально – собственник, продающий компанию, уже не вникает в бухгалтерскую текучку, а новый еще не вникал. К счастью, новый собственник, решил перевести бухгалтерию на аутсорс, и первый же независимый аудит выявил «красное сальдо» по счету №70 и его рост в динамике.
(Если кто из сотрудников бухгалтерии приписывает лишние дебетовые обороты по счету 70 «Расчеты по оплате труда с работниками», в корреспонденции со счетом 51 «Расчетные счета» по состоянию на дату зачисления денежных средств на лицевой счет в банке будут значительно превышать величину кредиторской задолженности по указанному счету в целом).
Что же делать?
Схема с «мертвыми душами» становится возможной только при соединении нескольких факторов.
- Отсутствие независимого контроля. В крупных компаниях это может быть собственная служба аудита или финансового контроля, в случае с бюджетными учреждениями – Счетная плата и Прокуратура. В небольших компаниях – владелец бизнеса, владеющий искусством «1С», или сторонняя компания по аутсорсингу бухгалтерии или аудиту.
- Техническая отсталость. Нежелание бухгалтера переходить на новую версию программы, или упорный отказ от помощника в виде компании-аутсорсера может быть и свидетельством отсутствия мотивации, и признаком того, что устаревшая и замысловатая конфигурация одинэски, служит для сокрытия чего-то не правильного или даже преступного.
- Неудовлетворенность сотрудников и отсутствие корпоративной культуры. Подобные хищения часто происходят именно в бюджетной сфере, в числе прочего и потому что шансов на нормальное повышение зарплаты или карьерный рост там нет никаких. Руководитель должен чувствовать момент, когда зарплата перестает мотивировать сотрудников к труду и начинает мотивировать к воровству.
Найти в своей компании «мертвые души» можно только при тщательном аудите, а исключить их появление можно только если внимательно относиться к своему бизнесу.
